Alternativ til Microsoft 365: Sådan får I en digital arbejdsplads med open source

Mails i Outlook, filer i OneDrive og møder i Teams. For rigtig mange danske virksomheder er Microsoft 365 selve den digitale arbejdsplads.

Det er let at forstå. Det virker, alle kender det, og det hele hænger sammen.

Alligevel begynder flere virksomheder at spørge, om det behøver at være sådan. Hvor ligger vores data egentlig? Hvad sker der, hvis priserne eller vilkårene ændrer sig? Og findes der et alternativ til Microsoft 365, som ikke kræver, at vi starter helt forfra?

Det er netop hvad dette blogindlæg handler om.

Hvorfor kigger flere virksomheder efter et alternativ til Microsoft 365?

Der er sjældent én enkelt grund. Men tre ting går ofte igen.

Kontrol over data

Når jeres filer, mails og møder ligger hos en amerikansk leverandør, er det i sidste ende leverandøren, der styrer, hvor data ligger, og hvem der kan få adgang til dem.

For virksomheder, der arbejder med persondata eller fortrolige kundeoplysninger, er det et spørgsmål, som kunderne i stigende grad stiller.

Afhængighed af én leverandør

Jo flere af jeres arbejdsgange, der er bygget op om én platform, desto sværere er det at skifte.

Det betyder, at I har begrænset indflydelse, når priser, licensmodeller eller vilkår ændrer sig.

Ønsket om europæisk teknologi

Flere virksomheder vil gerne bruge teknologi, der er udviklet i Europa og underlagt europæisk lovgivning. Det handler både om GDPR og om ikke at lægge alle æg i én kurv.

Hvad bruger I egentlig Microsoft 365 til?

Før I kigger på alternativer, er det en god idé at gøre status. Microsoft 365 er nemlig ikke ét produkt, men en samling af mange.

For de fleste små og mellemstore virksomheder handler det i praksis om:

• Filer og deling (OneDrive og SharePoint)
• Dokumenter, regneark og præsentationer (Word, Excel og PowerPoint)
• Mail og kalender (Outlook)
• Videomøder og chat (Teams)

Nogle virksomheder bruger også mere specialiserede dele, for eksempel til rapporter eller automatisering. Dem skal I tage stilling til hver for sig.

Når I har overblikket, bliver det meget lettere at se, hvad der kan erstattes, og hvad der eventuelt skal blive.

Sådan dækker Nextcloud de samme behov

Hos bechtech bygger vi på Nextcloud, en open source platform udviklet i Europa. Open source betyder, at kildekoden er åben, og at ingen enkelt leverandør bestemmer over jeres løsning.

Filer og dokumenter

Nextcloud samler jeres filer ét sted med rettigheder, versioner og sikker deling med kunder. Med Nextcloud Office kan I redigere dokumenter, regneark og præsentationer sammen direkte i browseren.

Læs mere om dokumenthåndtering med Nextcloud.

Videomøder og chat

Nextcloud Talk giver videomøder, skærmdeling og chat. Kunder og samarbejdspartnere kan deltage via et link, uden at de skal oprette en konto.

Læs mere om videomøder med open source.

Kalender og kontakter

Nextcloud har kalender og kontakter, som kan synkroniseres med medarbejdernes telefoner og mailprogrammer.

Mail

Her skal I være opmærksomme. Nextcloud har et mailprogram, men selve mailserveren skal ligge et andet sted, for eksempel hos en europæisk mailudbyder.

Det er en del af planen, ikke en hindring.

Hvad skal I være opmærksomme på?

Vi anbefaler open source til mange virksomheder. Men et skifte skal planlægges, og der er nogle ting, I bør kende til på forhånd.

• Vaner tager tid at ændre. Medarbejderne har brugt de samme værktøjer i mange år. Introduktion og træning er mindst lige så vigtigt som teknikken.
• Komplekse regneark. Almindelige dokumenter og regneark fungerer fint. Avancerede Excel-ark med makroer kan kræve tilpasning.
• Integrationer. Har I systemer, der er tæt koblet til Microsoft 365, skal de kortlægges, før I flytter.
• Drift og opdateringer. Open source er ikke det samme som gratis. Nogen skal stå for opsætning, backup, opdateringer og support.
• Store møder. Til de fleste møder fungerer Nextcloud Talk godt. Store møder med mange deltagere kræver ekstra opsætning af serveren.

Skal I skifte det hele på én gang?

Nej. Og det anbefaler vi heller ikke.

Det mest almindelige første skridt er filer og dokumenter. Det er her, de fleste følsomme data ligger, og det er relativt let at flytte. Når det fungerer, kan I tage stilling til videomøder, kalender og mail.

På den måde får medarbejderne tid til at vænne sig til de nye værktøjer. Og I kan undervejs vurdere, om løsningen lever op til jeres forventninger.

Nogle virksomheder ender med en blanding, hvor de fleste data ligger i Nextcloud, mens enkelte specialværktøjer bliver, hvor de er. Det er også en fin løsning.

Et alternativ til Microsoft 365 er en strategisk beslutning

At finde et alternativ til Microsoft 365 handler ikke kun om software. Det handler om, hvem der har kontrollen over jeres digitale arbejdsplads.

Med open source og europæisk teknologi som Nextcloud får I ejerskab over jeres data og frihed til selv at vælge leverandører. Til gengæld kræver det en god plan og en partner, der kan hjælpe med opsætning og drift.

Vil du vide mere, kan du læse om vores open source løsninger eller kontakte os for en uforpligtende snak om, hvad et skifte vil betyde for jer.

Tak fordi du læste med.