Digitalisering i danske virksomheder har virkelig taget fart over de seneste år. Og specielt i 2020, er antallet af hjemmearbejdspladser i følge Danmarks Statistik fordoblet sammenlignet med året før.
Sammenligner vi mindre danske virksomheder med resten af EU, er vi godt med. Der er derimod stadig stor forskel på niveauet af digitalisering når man sammenligner små og store danske virksomheder, hvor de store klart er i førersædet.
Vi er nået dertil, hvor det ikke handler om at arbejde hårdere. Det handler om at arbejde både smartere og mere effektivt.
Men hvad er digitalisering? Og er der mere i det, end hardware og software?
Det er netop det, jeg vil kaste lys over nu.
Hvad betyder digitalisering af virksomheder?
Digitalisering er for de fleste lig med at udvikle og implementere IT-systemer som understøtter værdikæden. IT er naturligvis fundamentet for det ”at digitalisere”, men digitalisering omfatter andre vigtige facetter, udover hardware og software.
Eksempelvis en digital arbejdskultur og nye måder at samarbejde på, som virkelig kan disrupte ”den normale måde at gøre tingene på, for det er sådan der er”. Det skaber nye udfordringer og unikke fordele, specielt når vi kigger på hvordan de ansatte tænker og samarbejder på tværs af organisationen.
Ved at udfordre den normale måde at gøre tingene på, giver digitalisering mulighed for at optimere og restrukturere dele af værdikæden som har en uhensigtsmæssig påvirkning på værdikæden som helhed.
Digitalisering og disruption
Jeg har selv oplevet et eksempel på, hvordan en SAP implementering skabte rystelser i en afdelings sociale hierarki, som over tid blev fundstændig forandret. Der opstod en pludselig disruption af status-quo, som for enkelte ansatte var absolut uacceptabel. Primært fordi, at de ansatte nu skulle tilpasse sig IT-systemet, hvor de hidtil havde været vant til, at tilpasse IT-systemet som det passede dem. Dette var et lager. Og her hjælper en laissez faire behandling af lagertallene ikke på stabilitet i produktionen.
Projektet var for en global virksomhed og problemet for de utilfredse ansatte var, at digitaliseringen ikke var til diskussion. Hvor deres autoritet og erfaring, igennem de foregående 20 år, havde placeret dem øverst i det sociale hierarki, betød implementeringen af SAP et hurtigt fald. Samtidig viste andre kollegaer pludselig fornyet energi og interesse for den digitale fremtid, hvilket på mange måde gjorde dem mere værdifulde for virksomheden, end dem med flere årtiers erfaring.
Enkelte af de utilfrese kollegaer stoppede faktisk ret kort tid efter selve GO-Live.
Udviklingen af en digital arbejdskultur er nøglen til at sikre en successfuld IT-implementering. Fordi når medarbejderne inddrages, undervises og lærer at tænke digitalt, vil modtagelsen af et nyt IT-system altid blive bedre.
Det er nemlig meget vigtigt at huske på, at digitalisering handler om hvordan mennesker bruger IT-systemer, og ikke om systemet eller teknologien i sig selv.
Hjemmearbejde – en ny virkelighed for ledelse og samarbejde
Andelen af hjemmearbejde var i 2020 den højeste nogensinde opgjort af Danmarks Statistik. For danske medarbejdere har det blandt andet medført øget trivsel og bedre mental sundhed.
Men det har også betydet en ny virkelighed for ledere, som har måttet undvære den daglige kontakt med de ansatte. Det har for nogle virkelig været en uventet prøve i digitalt samarbejde og ledelse.
Distanceledelse – en ny digital virkelighed for mange ledere
Ledelse på afstand handler om, at lede både projekter og ansatte uden at være fysisk tæt på hinanden. Er du distanceleder på samme måde, som du har været nærleder, vil du formodentlig opleve dårligere resultater end hidtil.
Distanceledelse sætter nemlig krav til både lederen og virksomhedens digitale fundament. Her har online videomøder hjulpet med den løbende dialog. Men som tidligere nævnt, bør fokus omkring digitalisering ikke kun være på systemerne. Fokus skal i lige så høj grad være på medarbejdere, samarbejde og ledelse.
Gode råd til distanceledelse:
- Skab 1-1 samtaler løbende med videomøder
- Anvend de rigtige teknologier til møder, vidensdeling, opfølgning og data deling
- Afstem forventninger og planlægning
- Overvej hvordan du finder balancen mellem kontrol og tillid
- Udvælg få systemer
Digitalisering på tværs af afdelinger
Du kan med fordel analysere afdelingernes vigtigste kontaktflader og sørge for, at italesætte arbejdsgange og processer omkring samarbejde. Det er nemlig et solidt udgangspunkt for, at implementere IT-systemer som undersøtter og effektiviserer værdikæden.
For nogle virksomheder kan samarbejde på tværs af organisationen skabe udfordringer af mange forskellige årsager. Ved arbejde i et samlet system, hjælper digitalisering med at styre arbejdsgange og grænseflader mellem afdelinger.
For mange systemer fordærver værdikæden
Et system til projektstyring, et til økonomi, et til salg og et til intern kommunikation.
Sådan er virkeligen for mange virksomheder. Og i lighed med antallet af kokke i et køkken, så betyder antallet IT-systemer i en virksomhed, meget for effektiviteten i den daglige drift.
For mange systemer kan direkte modarbejde de daglige opgaver. Når vigtigt data ligger spredt over mange systemer, skaber det problemer i at skabe et sammenhængende samarbejde og styring af projekter. En digital transformation, skal derfor vurdere virksomhedens nuværende antal af aktive systemer, og hvordan information (data) flyder mellem dem. Og hvis muligt, så centraliseres de vigtige data som eksempelvis kundedata via udvikling af API.
For Danmarks Statisk omfatter digitalisering: Ekstra serverplads, Udstyr til remote adgang og videomøder, IT-løsninger til websalg, Kunstig Intelligens (AI) og Robotteknologi.
Det er dog et lidt begrænset fokus, fordi digitalisering handler om meget mere end hardware og software. Udover den digitale kultur handler det også om, at skabe en transparent og effektiv infrastruktur som lader flere systemer tale sammen.
Digitalisering er et konkurrenceparameter i sig selv
Det er faktisk ganske vigtigt at forstå, at digitalisering i sig selv, kan være et afgørende konkurrenceparamater i langt de fleste brancher.
Virksomheder er igennem digitalisering i stand til optimere mange facetter af virksomheden: forbedre kundeoplevelsen, give ledelsen indsigt og tage bedre beslutninger, effektivere arbejdsgange, optimere rekruttering og onboarding, for at nævnte nogle få.
Ved at digitalisere virksomhedens kerneopgaver og processer skabes fordele, som konkurrenterne ikke bare kan kopiere. Digitalisering er nemlig en proces som over tid udmønter sig i skalerbare virksomheder, som er gearet til en omskiftelig virkelighed. Den digitale kultur formes over tid, hvor hele virksomheden, fra top til bund, skal købe ind på en fælles digital fremtid med et digitalt mindset.
Digitalisering handler både om teknologi, mennesker og kultur. Det skaber limen i dagligdagen, og sørger for, at ændringer og tilpasninger til skiftende omgivelser, kan ske dynamisk og hurtigt.