Den digitale arbejdsplads: Den komplette guide for SMV'er

De fleste virksomheder har en digital arbejdsplads, uanset om de kalder den det eller ej. Mails, filer, videomøder, CRM og regneark er alle en del af den.

Spørgsmålet er, om den hænger sammen. Finder medarbejderne hurtigt det, de skal bruge? Bliver de samme oplysninger tastet ind flere gange? Og ved I, hvor jeres data ligger, og hvem der har adgang til dem?

Hvad er en digital arbejdsplads egentlig, hvad består den af, og hvordan bygger I en, der gør hverdagen lettere for medarbejderne?

Det er netop hvad dette blogindlæg handler om.

Guiden er skrevet til ledere og beslutningstagere i små og mellemstore virksomheder. Her er et overblik:

Hvad er en digital arbejdsplads?

Den digitale arbejdsplads er summen af de værktøjer, data og arbejdsgange, som medarbejderne bruger til at udføre deres arbejde.

Det er altså ikke ét system. Det er helheden: hvor I samarbejder, hvor jeres dokumenter ligger, hvordan I holder styr på kunder og projekter, og hvordan oplysninger flytter sig mellem systemerne.

En god digital arbejdsplads er ikke den med flest systemer. Det er den, hvor medarbejderne bruger mindst tid på at lede, kopiere og taste ind.

Teknologien er kun den ene halvdel. Den anden halvdel er mennesker og vaner. Et nyt system, som ingen bruger, gør ikke arbejdspladsen mere digital. Det gør den bare mere rodet.

Hvorfor er den digitale arbejdsplads vigtig?

I mange virksomheder er den digitale arbejdsplads vokset frem lidt efter lidt. Et nyt system, når der opstod et behov. Et regneark, når systemet ikke kunne det hele.

Resultatet kender mange ledere:

• Viden ligger spredt i mails, på lokale computere og hos enkelte medarbejdere.
• De samme oplysninger bliver tastet ind i flere systemer.
• Ledelsen mangler et samlet overblik over kunder, projekter og økonomi.
• Det er uklart, hvem der har adgang til hvad.

En sammenhængende digital arbejdsplads løser de problemer. Medarbejderne bruger mindre tid på administration og mere tid på kunderne og det faglige.

Den gør det også lettere at arbejde hjemmefra eller ude hos kunder, at få nye medarbejdere godt i gang og at tage AI i brug, fordi data er samlet og tilgængelige.

De seks byggesten i en digital arbejdsplads

En digital arbejdsplads kan deles op i seks byggesten. I behøver ikke have dem alle på plads fra starten, men det er en god idé at kende dem.

1. Samarbejde og kommunikation

Chat, videomøder og kalender. Det er her, medarbejderne taler sammen, både internt og med kunder. Med Nextcloud Talk kan videomøder og chat køre på jeres egen løsning. Læs mere om videomøder.

2. Filer og dokumenter

Ét fælles sted til filer, med klare rettigheder, versioner og sikker deling med kunder. For mange virksomheder er det det vigtigste første skridt. Læs om dokumenthåndtering.

3. Forretningssystemer

CRM, projektstyring, tidsregistrering og økonomi. De systemer, der holder styr på kunder, opgaver og penge. Læs om tidsregistrering og projektstyring.

4. Integration og data

Systemerne skal tale sammen, så data flyder automatisk derhen, hvor der er brug for dem. Det fjerner dobbeltarbejde og giver ét fælles datagrundlag. Læs om integration og data.

5. AI og automatisering

Når værktøjer og data hænger sammen, kan AI hjælpe med at finde viden, skrive udkast og overtage gentagne opgaver. Mere om det længere nede.

6. Sikkerhed og adgang

Hvem har adgang til hvad, hvordan logger medarbejderne ind, og hvad sker der, når en medarbejder stopper? Sikkerhed skal tænkes ind fra starten, ikke tilføjes bagefter.

Hvor moden er jeres digitale arbejdsplads?

Det kan være svært at vurdere, hvor man står. Vi bruger en enkel model med fire niveauer:

• Spredt: Værktøjerne er vokset frem hver for sig. Viden ligger i mails og regneark, og meget afhænger af enkelte medarbejdere.
• Samlet: Filer, dokumenter og kommunikation er samlet ét sted, og alle arbejder ud fra de samme versioner.
• Forbundet: Forretningssystemerne taler sammen. Data bliver kun tastet ind én gang, og ledelsen har et samlet overblik.
• Intelligent: AI og automatisering arbejder med jeres egne data og tager sig af gentagne opgaver, mens medarbejderne har det sidste ord.

De fleste små og mellemstore virksomheder befinder sig et sted mellem det første og det andet niveau. Det er helt normalt, og det betyder, at der ofte er meget at vinde ved de første skridt.

Læg mærke til rækkefølgen. Det er svært at springe direkte til det intelligente niveau, hvis data stadig ligger spredt.

Standard, skræddersyet eller open source?

Når I vælger værktøjer, er der tre veje. Ofte ender man med en blanding.

Standardsystemer

Et færdigt system er som regel det hurtigste og billigste valg, hvis det passer til jeres behov. Brug et standardsystem, når I kan.

Skræddersyede løsninger

Har I særlige arbejdsgange, som giver jer en konkurrencefordel, kan det betale sig at få udviklet et system, der passer præcis til jer. Til gengæld kræver det mere at bygge og vedligeholde.

Open source

Open source betyder, at kildekoden er åben, og at ingen enkelt leverandør bestemmer over jeres løsning. I kan selv vælge, hvor den skal hostes, og hvem der skal drive den.

Open source er ikke det samme som gratis. Der skal stadig bruges tid på opsætning, drift og support. Men I får kontrol over jeres data og frihed til at skifte leverandør. Læs mere om open source løsninger, eller se hvordan Nextcloud kan være et alternativ til Microsoft 365.

Hvor ligger jeres data?

Det er et spørgsmål, flere og flere kunder stiller. Og det er et spørgsmål, som ledelsen bør kunne svare på.

Når filer, mails og møder ligger hos store amerikanske leverandører, er det i sidste ende dem, der bestemmer vilkårene. Amerikanske virksomheder er underlagt amerikansk lovgivning, også når data ligger på servere i Europa.

Derfor vælger flere virksomheder at have deres vigtigste data i løsninger, de selv kontrollerer, hostet i EU. Det gør det lettere at overholde GDPR og at give kunderne et klart svar.

Læs mere om digital suverænitet og om hosting i EU.

AI på den digitale arbejdsplads

AI er den byggesten, der får mest opmærksomhed. Men AI er også den, der afhænger mest af de andre.

En AI-assistent kan skrive en god mail. Men den kender ikke jeres kunder, priser og projekter, medmindre den får adgang til jeres data på en sikker måde.

Når den digitale arbejdsplads hænger sammen, kan AI for eksempel:

• finde svar i jeres egne dokumenter og procedurer
• skrive udkast til tilbud, referater og rapporter
• sortere henvendelser i en fælles indbakke
• flytte data mellem systemer, der ikke taler sammen

To ting er vigtige. Medarbejderne skal have klare regler for, hvilke data der må bruges, og en medarbejder skal godkende resultatet, hvor det er vigtigt. Læs om, hvordan I laver en AI-politik, og om vores arbejde med AI og data.

Sådan bygger I den digitale arbejdsplads, trin for trin

• Kortlæg, hvad I har i dag. Hvilke værktøjer bruger I, hvem bruger dem, og hvor ligger data? Tal med de medarbejdere, der bruger værktøjerne hver dag.
• Find de største gevinster. Hvor bliver der brugt mest tid på at lede, kopiere og taste ind? Start der.
• Læg fundamentet. Saml filer, dokumenter og kommunikation ét sted. Det er grundlaget for alt det andet.
• Indfør med medarbejderne. Start med en pilot i en afdeling, træn medarbejderne, og ret til undervejs.
• Forbind systemerne. Kobl forretningssystemerne sammen, så data kun skal tastes ind én gang.
• Byg videre med AI. Når data hænger sammen, kan I tage AI i brug på konkrete opgaver.

De typiske faldgruber

Vi har hjulpet virksomheder med digitale løsninger siden 2008. Det er de samme faldgruber, der går igen:

• Teknologien kommer først. Et system bliver valgt, før man har forstået arbejdsgangen. Start altid med hverdagen.
• Alt skal skiftes på én gang. Store omlægninger skaber modstand og risiko. Tag ét skridt ad gangen.
• Træningen bliver glemt. Et værktøj skaber først værdi, når det bliver brugt.
• Ingen ejer projektet. Nogen i ledelsen skal have ansvaret og prioritere det.
• Data bliver låst inde. Vælg værktøjer, hvor I kan få jeres data ud igen og koble dem til andre systemer.

Tjekliste til jeres digitale arbejdsplads

Brug listen til at vurdere, hvor I står i dag:

• Vi har ét fælles sted til filer og dokumenter.
• Medarbejderne kan altid finde den nyeste version af et dokument.
• Vi ved, hvor vores data ligger, og hvem der har adgang til dem.
• Vi kan dele filer sikkert med kunder.
• Vores forretningssystemer taler sammen, så data kun tastes ind én gang.
• Ledelsen har et samlet overblik over kunder, projekter og økonomi.
• Vi kan arbejde lige så godt hjemmefra og ude hos kunder.
• Nye medarbejdere kan hurtigt finde den viden, de skal bruge.
• Vi har klare regler for brug af AI.
• Vi er ikke afhængige af én leverandør for hele den digitale arbejdsplads.

Kan I ikke sætte flueben ved alle punkterne, er der gode muligheder for at gøre hverdagen lettere.

Vil I have hjælp til at komme i gang, kan I starte med en Opstart: Digital Arbejdsplads. Vi kommer ud til jer, kortlægger jeres digitale arbejdsplads og giver jer en prioriteret plan til fast pris.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad koster en digital arbejdsplads?

Det afhænger af, hvor mange medarbejdere I er, hvilke værktøjer I allerede har, og hvor meget der skal flyttes og integreres. Med open source betaler I typisk ikke licens for selve softwaren, men for opsætning, hosting, drift og support. Start med et afgrænset område, så I kender både udgiften og gevinsten, før I går videre.

Hvor lang tid tager det at indføre en digital arbejdsplads?

En digital arbejdsplads bliver sjældent bygget på én gang. Den vokser trin for trin. Et første skridt, for eksempel fælles filer for én afdeling, er langt hurtigere at gennemføre end en samlet omlægning. Vi anbefaler at starte med en pilot og bygge videre på det, der virker.

Kan vi have en digital arbejdsplads med Microsoft 365?

Ja. Principperne i denne guide gælder uanset platform. Forskellen er, hvem der bestemmer over jeres data og værktøjer. Vil I være mindre afhængige af én leverandør, er open source løsninger som Nextcloud et alternativ.

Er open source sikkert nok til en virksomhed?

Ja, når løsningen bliver sat rigtigt op og holdt opdateret. Åben kildekode kan efterses af alle, hvilket gør det lettere at stole på, hvad softwaren gør. Sikkerheden afhænger i praksis mest af drift, opdateringer og adgangsstyring, uanset om softwaren er open source eller ej.

Skal vi i gang med AI med det samme?

Ikke nødvendigvis. AI giver mest værdi, når jeres værktøjer og data hænger sammen. Mange virksomheder får mere ud af først at samle filer, systemer og data og derefter tage AI i brug på konkrete opgaver.

Den digitale arbejdsplads er en rejse

En digital arbejdsplads bliver ikke bygget på en weekend. Den vokser trin for trin, i takt med at I samler jeres værktøjer, forbinder jeres systemer og tager nye muligheder som AI i brug.

Det vigtigste er at starte med jeres hverdag og jeres medarbejdere. Teknologien kommer bagefter.

Hos bechtech hjælper vi små og mellemstore virksomheder med at bygge den digitale arbejdsplads med open source og AI. Vil I vide, hvor I skal starte, er du velkommen til at kontakte os.

Tak fordi du læste med.