Tidsregistrering: Derfor er det et ledelsesværktøj – ikke kontrol

For mange medarbejdere er tidsregistrering noget, man skal huske at få gjort fredag eftermiddag. For mange ledere er det et nødvendigt onde, som primært handler om at kunne sende en faktura.

Men tidsregistrering kan langt mere end det.

Brugt rigtigt er tidsregistrering et af de stærkeste ledelsesværktøjer, du har. Det viser, hvor virksomhedens tid faktisk bliver brugt, hvilke projekter der tjener penge, og hvor teamet er ved at løbe tør for kræfter.

Hvorfor er det så, at så mange virksomheder stadig ser timeregistrering som kontrol og administration?

Og hvad kan du som leder gøre for at vende det til en fordel?

Det er netop hvad dette blogindlæg handler om.

Hvorfor er tidsregistrering et ledelsesværktøj?

Som leder træffer du hver dag beslutninger om prioriteringer, priser, bemanding og kunder. Mange af de beslutninger bliver truffet på baggrund af erfaring og fornemmelser.

Erfaring er værdifuld. Men fornemmelser kan snyde.

Tidsregistrering giver dig et konkret billede af virkeligheden. Hvor mange timer gik der egentlig til det seneste projekt? Hvor meget tid bruges på intern administration? Og hvor stor en del af arbejdsdagen er reelt fakturerbar?

Svarene på de spørgsmål er data. Og som vi tidligere har skrevet om i forbindelse med API First og den datadrevne virksomhed, giver data et solidt grundlag for de rigtige beslutninger.

Hvad koster de tabte timer?

Den mest direkte gevinst ved god tidsregistrering er, at du får faktureret den tid, som rent faktisk bliver brugt.

Når timer registreres i slutningen af ugen – eller i værste fald i slutningen af måneden – bliver de skrevet ned efter hukommelsen. Et kort telefonopkald med en kunde, en hurtig rettelse eller et ekstra møde bliver let glemt.

Det lyder måske ikke af meget. Men lad os regne på det.

Forestil dig en virksomhed med 5 medarbejdere, som hver glemmer at registrere 15 minutter om dagen. Med 220 arbejdsdage om året bliver det til 275 timer. Med en timepris på 850 kr. svarer det til 233.750 kr. om året i tabt omsætning.

Og det er vel at mærke penge for arbejde, som allerede er udført.

Hvilke projekter og kunder tjener I egentlig penge på?

Tidsregistrering handler ikke kun om at få faktureret de rigtige timer. Det handler også om at forstå, hvor virksomheden skaber værdi.

Når timer registreres på projekter og opgaver, kan du sammenholde tidsforbruget med det, projektet blev solgt for. Og det giver ofte overraskende svar.

Den store kunde, som alle er glade for at have, viser sig måske at være den mindst lønsomme. Mens et lille fastprisprojekt måske har givet en langt bedre timepris end forventet.

Med den viden kan du:

• Prissætte fremtidige tilbud mere præcist
• Genforhandle aftaler med kunder, som ikke er lønsomme
• Fokusere salgsindsatsen på de opgaver, som giver det bedste afkast
• Lære af afsluttede projekter, så de næste bliver bedre

Overblik over kapacitet og trivsel

Registrerede timer fortæller ikke kun noget om økonomien. De fortæller også noget om dine medarbejdere.

Se belastningen før den bliver til stress

Når du kan se, hvordan timerne fordeler sig i teamet, bliver det tydeligt, hvis nogle medarbejdere konsekvent arbejder mere end andre. Eller hvis de samme personer altid ender med de akutte opgaver.

Det giver dig mulighed for at gribe ind i tide. Omfordele opgaver, sige nej til et projekt eller ansætte, inden presset bliver for stort.

Tillid frem for kontrol

Den største barriere for tidsregistrering er sjældent systemet. Det er kulturen.

Hvis medarbejderne oplever tidsregistrering som overvågning, bliver registreringerne upræcise. Og upræcise data er værdiløse for dig som leder.

Derfor er det vigtigt at være tydelig omkring formålet. Fortæl hvorfor I registrerer tid, hvad dataen bruges til – og lige så vigtigt – hvad den ikke bruges til.

Når medarbejderne ser, at dataen fører til bedre planlægning, mere realistiske deadlines og en mere jævn arbejdsbyrde, bliver tidsregistrering noget, som arbejder for dem. Ikke imod dem.

Sådan får I medarbejderne til at registrere tid

God tidsregistrering kræver, at det er nemt at gøre det rigtige. Her er fem råd, du kan tage med dig:

1. Gør det hurtigt. Tidsregistrering skal tage sekunder, ikke minutter. Ellers bliver det udskudt.
2. Registrér løbende. Opfordr til at registrere tid i løbet af dagen, mens opgaven stadig er frisk i hukommelsen.
3. Registrér på projekter og opgaver. Timer uden kontekst giver ikke overblik.
4. Indfør faste godkendelsesrutiner. Når timesedler godkendes ugentligt, fanges fejl og manglende timer hurtigt.
5. Vis værdien. Del indsigterne med teamet, så alle kan se, hvad deres registreringer bliver brugt til.

Hvad skal et godt tidsregistreringssystem kunne?

Regneark og løse noter kan fungere i en periode. Men når virksomheden vokser, bliver det hurtigt uoverskueligt. Timer forsvinder i mails, og fakturering bliver en tidskrævende manuel opgave.

Når du vælger et tidsregistreringssystem, bør du som minimum kigge efter:

• Registrering af tid direkte på projekter og opgaver
• Mulighed for forskellige timepriser pr. medarbejder og projekt
• Godkendelse af timesedler
• Integration til dit regnskabsprogram, så timer kan faktureres uden at blive tastet ind to gange
• Rapporter, som viser lønsomheden på projekter og kunder

Et system, vi kan anbefale, er Odoomo. Odoomo samler projektstyring, tidsregistrering, fakturering og rapporter ét sted og integrerer med både e-conomic og Dinero. Det betyder, at godkendte timer kan gå direkte fra timesedlen til en faktura.

Du kan læse mere om deres tidsregistreringssystem og prøve det gratis.

Tidsregistrering handler om bedre beslutninger

Tidsregistrering bliver ofte reduceret til en administrativ pligt. Men for dig som leder er det et vindue ind til, hvordan virksomheden faktisk fungerer.

Det giver dig overblik over økonomien, indsigt i hvilke kunder og projekter der skaber værdi, og mulighed for at passe på dine medarbejdere.

Det kræver blot, at tidsregistrering bliver introduceret som et værktøj til fælles gavn – og ikke som kontrol.

Står din virksomhed over for at digitalisere arbejdsgange omkring tid, projekter og fakturering, er du velkommen til at kontakte os. Vi hjælper gerne med at finde den løsning, som passer til jeres organisation.

Tak fordi du læste med.